De tijden dat ondernemingen in Nederland werkzaamheden met pen en papier uitvoerden, zijn gelukkig al jaren voorbij. Tegenwoordig wordt er alleen digitaal met verschillende documenten gewerkt en dat is maar goed ook. Het blijft hierdoor binnen een onderneming overzichtelijk en ook werkt het makkelijker. Veel ondernemingen implementeren versiebeheer niet in hun onderneming en dat is erg jammer. Het kan binnen ondernemingen en voornamelijk grote ondernemingen, vaak voorkomen dat documenten aangepast worden of verspreid worden binnen een onderneming, zonder dat deze documenten op een centrale plek staan. De kans is dan groot dat verschillende afdelingen met een verschillende versie van een bepaald bestand aan het werken zijn. Dat is nou niet bepaald handig. In dit artikel vind je meer informatie over waarom het implementeren van versiebeheer belangrijk is voor je onderneming.
Werknemers kunnen samen aan een document werken
Een van de redenen waarom het implementeren van versiebeheer belangrijk is, is dat werknemers samen aan een document kunnen werken. Dat is dan niet om de beurt, maar de werknemers kunnen tegelijkertijd aan een document werken. Dit is erg fijn, want hierdoor voorkom je miscommunicaties en kunnen werknemers ook sneller en efficiënter werken.
Wijzigingen worden opgeslagen
Het kan voorkomen dat een medewerker een belangrijk document bewerkt en per ongeluk zeer belangrijke informatie verwijdert uit het document. Als je geen versiebeheer had toegepast, dan was deze belangrijke informatie definitief verwijderd en kan je het ook niet terugkrijgen. Versiebeheer werkt met een document management systeem dat wijzigingen bijhoudt en deze ook weer terug kan zetten indien dat mogelijk is. Vlootschouw houdt precies bij wie wijzigingen aan een document heeft aangebracht en dat is natuurlijk belangrijk want je moet een werknemer op zijn/haar mogelijke fouten kunnen wijzen. Daarnaast kan dit systeem ook back-ups maken. Dit zijn voornamelijk dagelijkse back-ups, maar voor grote ondernemingen is het natuurlijk belangrijk om vaker back-ups te maken.
Informatie is makkelijk te vinden
Voor werknemers is het zeer vervelend als zij elke keer weer talloze servers of clouddiensten moeten doorzoeken om een bepaald bestand te vinden. Dit neemt veel tijd in beslag en kan er ook voor zorgen dat een werknemers zich niet prettig voelt in de functie die hij/zij heeft. Door versiebeheer en een document management systeem te implementeren, worden alle documenten op een centraal systeem opgeslagen. Werknemers hoeven dan alleen het document management systeem te openen en ze vinden binnen enkele seconden het nodige document.